Ujawnienia z zakresu ładu korporacyjnego

Kluczową rolę w odniesieniu do postępowania w biznesie pełni Zarząd i Rada Nadzorcza jednostki dominującej w Grupie – Spółki Enea S.A. Zarząd odpowiada m.in. za przyjęcie najważniejszych dokumentów związanych z postępowaniem w biznesie, takich jak Kodeks Etyki Grupy Enea, Polityka Compliance Grupy Enea i Kodeks Kontrahentów Grupy Enea oraz nadzoruje ich wdrażanie.

Wiedza fachowa Członków Zarządu i Rady Nadzorczej Enea S.A. w odniesieniu do postępowania w biznesie została ujawniona we wskaźniku ESRS 2 GOV-1.

Grupa Kapitałowa Enea opiera swoją kulturę korporacyjną na jasno zdefiniowanych wartościach firmowych, na strategii rozwoju oraz na celach opisanych w Kodeksie Etyki Grupy Enea.

Przyjęte standardy etyki i przejrzystości biznesu są zgodne ze Standardami rekomendowanymi dla systemu zarządzania zgodnością w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz systemu ochrony sygnalistów w spółkach notowanych na rynkach organizowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie S.A.

Kodeks Etyki Grupy Enea jest zbiorem zasad i ideałów etycznych, który pomaga budować trwałe i przejrzyste relacje ze wszystkimi interesariuszami. Spółki Grupy kierują się wartościami wyznaczonymi przez Kodeks w codziennych kontaktach między sobą i z otoczeniem zewnętrznym – w ten sposób budują nowoczesną, innowacyjną grupę energetyczną. Fundamentalne wartości obowiązujące w całej Grupie to:

Kodeks Etyki Grupy Enea jest elementem systemu Compliance.

Każdy pracownik powinien znać jego zasady, które kształtują indywidualne postawy i rozwijają kulturę organizacyjną. Dokument ten wskazuje także, jak postępować w codziennych sytuacjach, nie zawsze uregulowanych prawnie. Wiedza na temat postanowień Kodeksu Etyki Grupy Enea jest przekazywana pracownikom podczas szkoleń, o których mowa szerzej w kolejnych akapitach.

Wartości i zasady Kodeksu, a także sposoby przeciwdziałania ich naruszeniom oraz ścieżki reagowania GK Enea na takie naruszenia, wdrażane są poprzez wewnętrzne przepisy Grupy oraz akty normatywne spółek, takie jak Polityka Compliance Grupy Enea, Zasady przyjmowania i wręczania upominków w Grupie Enea, Procedura Zgłaszania Naruszeń i Ochrony Sygnalistów w Enea S.A.

Polityki dotyczące m.in. kultury korporacyjnej oraz etyki zostały udostępnione na stronach intranetowych Grupy oraz w Bibliotekach Dokumentów Enea S.A. i spółek zależnych. Grupa dołącza je też do komunikatów informujących o przyjęciu do pracy. Dodatkowo, broszury Kodeksu Etyki Grupy Enea oraz Kodeksu Kontrahentów Grupy Enea znajdują się na ogólnodostępnej witrynie internetowej.

W 2024 r. głównymi tematami podejmowanymi w ramach kultury korporacyjnej były wartości firmowe oraz znaczenie prawidłowej informacji zwrotnej (ang. feedback) w relacjach służbowych. Kwestie te oraz plany rozwojowe firmy przedstawiane są pracownikom podczas cyklicznych spotkań on-line Zarządu Enea S.A. z pracownikami w ramach cyklu „Energetyczne rozmowy”. Spotkania takie odbywały się raz w miesiącu, począwszy od września 2024 r.

Ponadto, Zarząd Enea S.A. spotyka się co kwartał z przedstawicielami związków zawodowych, by omówić bieżące sprawy i działania Grupy oraz przybliżyć aktualne projekty i plany na przyszłość. Stałym elementem kultury korporacyjnej jest również troska o atmosferę sprzyjającą zaangażowaniu oraz zachęcanie pracowników do dzielenia się wiedzą i do udziału w zespołowych warsztatach czy wydarzeniach sportowo-kulturalnych. Zachęty te kierowane są do pracowników za pośrednictwem komunikacji e-mailowej, a także informacji zamieszczonych w Intranecie.

W 2024 r. wśród pracowników Enea S.A. zostało przeprowadzone pilotażowe badanie ankietowe dotyczące kultury feedbacku. Wyniki ankiety oraz planowane do podjęcia działania w tym obszarze zostały zaprezentowane menedżerom podczas serii spotkań. Na rok 2025 zaplanowane są podobne spotkania z pracownikami oraz szkolenia kalibrujące, podczas których w odniesieniu do konkretnych przypadków będą wypracowywane pożądane przykłady zachowań. Ponadto, przewiduje się również organizację szkoleń i webinarów z zakresu stosowania technik udzielania feedbacku.

W 2024 r. GK Enea zapewniała szkolenia na temat postępowania w biznesie wszystkim pracownikom oraz – w ramach onboardingu – również osobom rozpoczynającym pracę w spółkach Grupy. Pracownicy Grupy odbywają szkolenia średnio co 2-3 lata za pośrednictwem platformy e-learningowej. Dla części pracowników fizycznych szkolenia organizowane są w formule stacjonarnej.

Ponadto, Komisja Compliance w Enei S.A. zobowiązana jest corocznie przedstawiać Zarządowi Enea S.A. informację zawierającą m.in. liczbę zgłoszeń wewnętrznych oraz liczbę faktycznych naruszeń w spółce, zgodnie z prowadzonym Rejestrem Z głoszeń Wewnętrznych spółki.

Dodatkowo, LW Bogdanka S.A. przyjęła własną Politykę Antykorupcyjną wskazującą standardy prawne i etyczne pozwalające prowadzić działalność gospodarczą w sposób odpowiedzialny i transparentny. Kwestie korupcji włączono również do Kodeksu Etyki Grupy Kapitałowej Lubelski Węgiel Bogdanka, Wytycznych w Sprawie Przyjmowania i Wręczania Upominków w Lubelskim Węglu Bogdanka oraz do Polityki Compliance Lubelskiego Węgla Bogdanka.

Z godnie z Procedurą Zgłaszania Naruszeń i Ochrony Sygnalistów w Enea S.A., naruszenia mogą być zgłaszane poprzez:

Procedura Zgłaszania Naruszeń i Ochrony Sygnalistów w Enea S.A. umożliwia zgłaszanie naruszeń przez pracowników, pracowników tymczasowych, osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorców, prokurentów, akcjonariuszy lub wspólników, członków organów osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażystów, wolontariuszy, praktykantów, funkcjonariuszy w rozumieniu Ustawy o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy oraz żołnierzy w rozumieniu Ustawy o obronie Ojczyzny.

Podobne mechanizmy i kanały zgłaszania naruszeń funkcjonują w pozostałych spółkach Grupy, które przyjęły swoje własne procedury zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów z wyjątkiem LW Bogdanka S.A., gdzie kwestie te zostały uregulowane w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.

Przekazywane sygnały są rozpatrywane szybko, niezależnie i obiektywnie. Standardowy termin rozpatrywania zgłoszeń wynosi 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego. W przypadku nieprzekazania potwierdzenia termin rozpatrywania zgłoszeń wynosi 3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną. W uzasadnionych przypadkach termin rozpatrywania zgłoszeń może zostać przedłużony.

Grupa Kapitałowa Enea przestrzega zasady, że osoby prowadzące dochodzenie muszą być niezależne od struktur zarządczych zaangażowanych w sprawę. Z godnie z Procedurą Zgłaszania Naruszeń i Ochrony Sygnalistów w Enei S.A., Komisja Compliance w Enei S.A. dokonuje rejestracji Z głoszenia w Rejestrze Z głoszeń Wewnętrznych Spółki oraz przeprowadza Działania Następcze. Ponadto, Komisja Compliance w Enei S.A. opracowuje i systematycznie prowadzi Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych spółki. Podobne dokumenty obowiązują w spółkach zależnych GK Enea np. Procedura Zgłaszania Naruszeń i Ochrony Sygnalistów w Enei Elektrownia Połaniec bądź Procedura Zgłaszania Naruszeń i Ochrony Sygnalistów w Enei Ciepło – Centrala.

W LW Bogdanka, zgodnie z Procedurą zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, wyniki prowadzonych postępowań wyjaśniających prezentowane są wyznaczonemu członkowi zarządu, natomiast w przypadku spraw dotyczących członków zarządu – radzie nadzorczej tej spółki.

Dane dotyczące incydentów korupcji i przekupstwa pochodzą z rejestrów naruszeń prowadzonych przez spółki zgodnie z procedurami zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów. W wypadku części spółek dane pozyskane zostały na podstawie comiesięcznych raportów dotyczących incydentów z obszaru Compliance. Dane dotyczące postępowań sądowych pochodzą z prowadzonych przez spółki rejestrów spraw sądowych. Pomiar miernika nie został zatwierdzony przez organ zewnętrzny.

Zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów transponującą Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937, Grupa Kapitałowa Enea w swoich wewnętrznych regulacjach zapewnia pełną ochronę osobom przekazującym informacje o naruszeniach. Procedura zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów w Enea S.A. jednoznacznie zakazuje działań odwetowych oraz prób lub gróźb ich stosowania.

Zasada ta dotyczy również osób pomagających w przekazaniu informacji o naruszeniach lub powiązanych z sygnalistami. Środki mające na celu ochronę osób należących do własnych zasobów pracowniczych, które są sygnalistami, przed działaniami odwetowymi obejmują m.in. zakaz wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy, zakaz obniżenia wysokości wynagrodzenia za pracę, wstrzymania awansu albo pominięcia przy awansowaniu, pominięcia przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenia wysokości tych świadczeń, przeniesienia na niższe stanowisko pracy bądź zawieszenia w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych.

Utrudnianie zgłoszenia lub bezprawne ujawnienie tożsamości sygnalisty uznaje się za naruszenie podstawowych wartości i zasad etycznych Kodeksu Etyki Grupy Enea.

Podobne procedury obowiązują w spółkach zależnych GK Enea z wyłączeniem LW Bogdanka, gdzie kwestie te zostały uregulowane w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych. Procedura wskazuje pracownikom spółki oraz jej kontrahentom, jakie czynności powinni oni podjąć w celu zgłoszenia praktyk niezgodnych z obowiązującym prawem, nieuczciwych lub nieetycznych, w tym uzasadnionych podejrzeń ich zaistnienia, oraz zapewnia, że zgłoszone naruszenia zostaną wnikliwie rozpatrzone.

Podejście Grupy Enea do relacji z dostawcami przedstawiono w Kodeksie Kontrahentów Grupy Enea, który zawiera podstawowe wymagania wobec kontrahentów oraz odwołuje się do wartości i zasad zawartych w Kodeksie Etyki Grupy Enea. Dokument ten określa oczekiwania Grupy Enea m.in. w zakresie:

Kontrahenci potwierdzają akceptację Kodeksu Kontrahentów Grupy Enea i zobowiązują się do przestrzegania zawartych w nim zasad w trakcie postępowań przetargowych oraz w zawieranych umowach. W ocenie Grupy Enea Kodeks stanowi podstawę do budowania długotrwałych, uczciwych i przejrzystych relacji biznesowych, a wzajemne przestrzeganie jego zasad jest wyrazem szacunku i partnerstwa. W 2024 r. część spółek Grupy Enea organizowała szkolenia w zakresie regulacji związanych z tym obszarem (m.in. z Kodeksu Kontrahentów Grupy Enea) dla pracowników odpowiedzialnych za zakupy. Do ryzyk związanych z łańcuchem dostaw zalicza się zwiększone koszty weryfikacji dostawców oraz ryzyka reputacyjne w przypadku naruszeń Kodeksu Kontrahentów Grupy Enea lub łamania praw człowieka przez dostawców.